I Ogólnopolskie Forum Facility & Property Management 2005

Pierwsze ogólnopolskie Forum Facility & Property Management organizowane przez IFMA Polska odniosło niewątpliwy sukces. O zainteresowaniu jakim cieszyła się owa konferencja może świadczyć fakt, że lista uczestników forum, które miało miejsce 19-20 kwietnia w hotelu Mercure w Warszawie została zamknięta tydzień wcześniej ze względu na brak wolnych miejsc.

Podczas konferencji wykłady prowadziły zarówno osoby związane ze światem nauki jak i przedstawiciele firm z branży Facility & Property Management. Patronat nad konferencją objęły między innymi: Polskie Stowarzyszenie Zarządców Nieruchomości, Polska Federacja Stowarzyszeń Zarządców Nieruchomości, Polska Federacja Rynku Nieruchomości oraz Dolnośląskie Stowarzyszenie Zarządców i Administratorów Nieruchomości.

Konferencja została podzielona na bloki tematyczne tak, że słuchacze mogli wybierać tematy oraz wykłady najbardziej ich interesujące. Część Forum poświęconą tematyce CAFM (Computer Aided Facility Management) rozpoczął Pan Wojciech Kuszko (Prezes firmy Lepton) wykładem pt. "Przykłady rozwiązań problemów związanych z zarządzaniem nieruchomościami i infrastrukturą przy pomocy uniwersalnego oprogramowania CAFM".

Wykład cieszył się bardzo dużym zainteresowanie, a słuchacze uznali go za bardzo interesujący. Konspekt tego wykładu został umieszczony poniżej.

Większość procesów związanych z zarządzaniem nieruchomościami można znacząco usprawnić przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Służące temu celowi programy CAFM (Computer-Aided Facility Management) pozwalają gromadzić, przeszukiwać i analizować w różnych kontekstach informację o nieruchomościach, budynkach i ich infrastrukturze oraz umożliwia automatyzację powtarzalnych procesów związanych z obsługą techniczną, projektowaniem zmian, administrowaniem oraz zarządzaniem nieruchomościami.

Facility i Property Managerowie spotykają się z różnego rodzaju problemami, które są często zależne od specyfiki działalności firmy, jej struktury organizacyjnej oraz charakteru praw do dysponowania zarządzanymi nieruchomościami. Różne są więc ich wymagania co do oprogramowania wspierającego zarządzanie nieruchomościami. Zakres funkcjonalności interesujący osobę odpowiedzialną za obsługę najemców i zarządzanie nieruchomością przeznaczoną pod wynajem różni się istotnie od zakresu wymagań stawianych oprogramowaniu potrzebnemu managerowi zarządzającemu nieruchomościami i innymi środkami trwałymi stanowiącymi infrastrukturę niezbędną dla funkcjonowania własnej korporacji. Dlatego dobór odpowiedniego narzędzia, które można odpowiednio dopasować do specyficznych wymagań jest kluczowe dla osiągnięcia usprawnienia w obsłudze zagadnień związanych z nieruchomościami.

Podstawowym problemem, który zauważyliśmy przy rozmowach z naszymi klientami, jest rozproszenie informacji o nieruchomościach i budynkach ich wyposażeniu i stanie prawnym, umowach z najemcami lub użytkownikach, finansach i procesach obsługi technicznej. Informacje te nie zawsze dostępne są w formie elektronicznej, a nawet jeżeli są, to brak odpowiednio zintegrowanego systemu utrudnia czy wręcz uniemożliwia ich sprawne przeszukiwanie i analizowanie. Uzyskanie niezbędnych szczegółowych raportów wiąże się z dużym nakładem pracy i obarczone jest znacznym ryzykiem wystąpienia błędów spowodowanych użyciem niepełnej lub nieaktualnej informacji.

Odpowiedni system informatyczny zintegrowany ze środowiskiem informatycznym organizacji, w szczególności z aplikacjami finansowymi jest jedynym sposobem rozwiązania takiego problemu. Oprogramowanie CAFM może ponadto umożliwić planowanie i monitorowanie przebiegu realizacji wielu procesów, którymi ze względu na rozproszenie informacji nie sposób skutecznie zarządzać bez odpowiedniego narzędzia informatycznego.

Na polskim rynku w ostatnich latach pojawiły się rozwiązania informatyczne usprawniające zarządzanie nieruchomościami. Większość z nich wspomaga rozwiązanie wąskiej grupy problemów. Tymczasem procesy obsługi technicznej, finansowej i administracyjnej w rzeczywistości się przenikają i wymagają bieżącej wymiany aktualnej informacji miedzy pracownikami realizującymi te procesy i nadzorującymi ich przebieg. Dlatego przy wyborze oprogramowania - szczególnie zaś pierwszego rozwiązania CAFM wdrażanego w przedsiębiorstwie - należy zwrócić szczególną uwagę na elastyczność oraz możliwości rozwoju i rozbudowy funkcjonalnej systemu. Wyeliminuje to koszty i utrudnienia spowodowane ograniczeniami systemu, które mogą ujawnić się dopiero podczas codziennej z nim pracy i spowodują konieczność wdrażania kolejnych programów i szkolenia pracowników w zakresie ich obsługi.

ZOBACZ CO ARCHIBUS^® MOŻE ZROBIĆ DLA CIEBIE...